Conservazione dei documenti in condominio
Conservazione dei documenti in condominio. Dal momento che nello stesso condominio possono subentrare più amministratori, ciascuno di loro deve prima di lasciare l’incarico predisporre un verbale in cui siano indicati in maniera dettagliata tutti i documenti che vengono da lui consegnati all’amministratore subentrante.
Ne deriva che tutti i documenti riguardanti il condominio, i giustificativi di spesa e le scritture contabili devono essere disponibili presso l’amministratore in carica di modo che chiunque ne voglia prendere visione possa farlo.
Inoltre, non essendo il condominio un’impresa ne deriva l’inapplicabilità del termine di dieci anni previsto dall’art. 2220 c.c. per la conservazione dei documenti contabili e delle fatture.
Di conseguenza si ritiene che i pagamenti periodici annuali o inferiori ad un anno vadano conservati per 5 anni, i contratti di appalto invece il termine è di 10 anni. Per ciò che concerne il personale, la relativa documentazione di spesa va conservata fino a 5 anni dalla cessazione del rapporto.
Al fine di garantire una gestione trasparente l’amministratore deve conservare tutti i pagamenti effettuati per forniture o per prestazioni di servizi e documentarli scrupolosamente in modo da consentire una successiva imputazione e ripartizione.
E’ preferibile che i giustificativi di spesa siano rappresentati da fatture e da scontrini da cui risulti generalità, indirizzo e codice fiscale del fornitore.
Il Ministero delle finanze ha il potere di richiedere, ove occorra, agli amministratori condominiali dati, notizie e documenti riguardanti la gestione del condominio.
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